Ни одно предприятие, даже самое небюрократизированное и неформальное не может обойтись совсем без документов. Практически же оформление минимального набора документов – это суровая необходимость любой организации. Экономить время сотрудников при обработке и оформлении документов, также тонны бумаги поможет система электронного документооборота.
Классический бумажный документооборот всегда имеет ряд недостатков:
- длительный и неудобный поиск нужного документа;
- затрудненный контроль исполнения документа;
- сложное согласование и совместная правка документа;
- отсутствие четкого контроль движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- Низкая скорость движения документов.
Этих недостатков лишены системы электронного документооборота. Внедрение такой системы оптимизирует бизнес-процессы происходящие на вашем предприятии.
Современные технологии совместного доступа к документам позволяют разрабатывать и развертывать защищенные, надежные, распределенные системы для групповой работы, содержащие в себе различные типы документов, маршрутов, программ и т.п. Хотелось бы отметить некоторые функциональные возможности систем электронного документооборота:
- единое место хранения документов;
- простой и быстрый контекстный поиск;
- хранение любых реквизитов документа;
- контроль версий документов;
- напоминания;
- назначение ответственного лица документа;
- назначение исполнителей;
- контроль исполнения документа ответственным лицом и руководством;
- создание и показ документов строго определенному кругу пользователей;
- создание подчиненных документов (необходим при решении одной из подзадач описываемых в документе);
- списки заданий для каждого пользователя и подразделений;
- различные маршруты движения разных типов документов;
- ведение справочников (типы документов, реквизиты документов, пользователи, профессиональные справочники и т.п.);
- система идентификации пользователя;
- наделение пользователей правами;
- автоматическое создание отчетов.
Внедрение комплексной системы совместного документооборота специалистами АВК позволит решить следующие задачи:
- Создание единого информационного пространства для всех типов документов в организации.
- Повышение степени контроля дисциплины и движения документов.
- Сокращение сроков согласования и утверждения документов между различными отделами.
- Повышение доступности различных документов.
- Гарантия сохранности и актуальности документов.
- Повышение защищенности критической коммерческой и технической информации в вычислительных сетях предприятия.
В зависимости от потребностей вашего предприятия, АВК может предложить как готовое типовое решение по автоматизации документооборота, так и индивидуальную разработку решения. При необходимости, средства разделения прав доступа, аутентификация и шифрование документов в хранилище позволяют создать для вашего бизнеса сколь угодно разветвленную систему защищенного документооборота.
по данному решению
|
Бенефит Инжиниринг
|
Бенефит Инжиниринг - крупная инвестиционно-строительная организация. Компания имеет несколько удаленных филиалов в разных городах РФ. Перед компанией стояла непростая задача. Необходимо было организовать согласованную работу всех сотрудников организации, а так же максимально упростить и стандартизировать документооборот внутри самой компании. Электронный документооборот был реализован с помощью Microsoft SharePoint Portal Server. Кроме того, интеграция SharePoint и Exchange позволила значительно сократить время сотрудников компании при обмене информацией и значительно повысило производительность труда.
|
.jpg)
